Szanujemy prywatność naszych Gości. W tym dokumencie wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z korzystaniem ze strony www.palac-uniejow.pl, kontaktem z nami i rezerwacją pobytu, w jakim celu to robimy i jakie prawa Państwu przysługują. Informacje te spełniają obowiązek z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Pałac Uniejów spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Uniejowie, ul. Błogosławionego Bogumiła 50, 99-210 Uniejów, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000963907, NIP 8281420116, REGON 521618952 (dalej: „Administrator” lub „my”).
W sprawach dotyczących danych osobowych można się z nami kontaktować:
- e-mailowo: recepcja@palac-uniejow.pl,
- telefonicznie: +48 536 838 878,
- listownie: Pałac Uniejów sp. z o.o., ul. Błogosławionego Bogumiła 50, 99-210 Uniejów.
2. Zakres tej polityki
Polityka dotyczy danych przetwarzanych przez stronę internetową, formularz kontaktowy, korespondencję e-mailową i telefoniczną, system rezerwacji online oraz nasze profile w mediach społecznościowych. Zasady przetwarzania danych podczas samego pobytu w hotelu (meldunek, karta meldunkowa, rozliczenie pobytu) opisujemy w odrębnej klauzuli informacyjnej dostępnej w recepcji, o której mowa w Regulaminie obiektu.
3. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania danych
Formularz kontaktowy, e-mail i telefon
Jeśli wyślą Państwo wiadomość przez formularz kontaktowy, napiszą e-mail lub zadzwonią, przetwarzamy dane podane w wiadomości: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, temat zapytania (np. rezerwacja pobytu, stolika, przyjęcie, konferencja, voucher) oraz treść wiadomości.
- Cel: udzielenie odpowiedzi i obsługa zapytania, w tym przygotowanie oferty pobytu, przyjęcia lub wydarzenia.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy zapytanie dotyczy zawarcia umowy (np. rezerwacji lub oferty), oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji z osobami, które się z nami kontaktują.
- Okres przechowywania: do 12 miesięcy od zakończenia sprawy, a jeśli doszło do zawarcia umowy – przez okres podany w punkcie dotyczącym rezerwacji. Dłużej przechowujemy dane tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Rezerwacja pobytu i zakup voucherów online
Rezerwacje pobytów, pakietów i zakup voucherów odbywają się w systemie rezerwacyjnym Profitroom, do którego prowadzą przyciski „Rezerwuj pobyt”, „Sprawdź dostępność” i „Kup voucher”. W systemie podają Państwo dane potrzebne do rezerwacji, m.in. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, termin pobytu, liczbę osób oraz dane do płatności i faktury.
- Cel: przyjęcie i realizacja rezerwacji lub zamówienia vouchera, kontakt w sprawie pobytu, rozliczenie płatności i wystawienie dokumentów księgowych.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zawarcie i wykonanie umowy), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń).
- Okres przechowywania: przez czas realizacji umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń. Dokumenty księgowe przechowujemy przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Jeśli rozpoczną Państwo rezerwację i jej nie dokończą, system Profitroom może zapisać wprowadzone dane, abyśmy mogli przypomnieć o niedokończonej rezerwacji. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w każdej chwili można się temu sprzeciwić, pisząc na adres podany w punkcie 1.
Statystyki odwiedzin strony
Za Państwa zgodą korzystamy z Google Analytics 4 (uruchamianego przez Google Tag Manager), aby wiedzieć, jak goście korzystają ze strony, które podstrony są najczęściej odwiedzane i skąd trafiają do nas osoby planujące pobyt. Narzędzie przetwarza m.in. informacje o urządzeniu i przeglądarce, przybliżoną lokalizację, odwiedzane podstrony i kliknięcia (np. w przycisk rezerwacji, numer telefonu lub adres e-mail) oraz identyfikatory zapisane w plikach cookies.
- Podstawa prawna: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażona w banerze plików cookies. Bez zgody narzędzia analityczne nie zapisują plików cookies.
- Okres przechowywania: dane w Google Analytics przechowujemy nie dłużej niż 14 miesięcy. Zgodę można wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
Obecnie strona nie korzysta z narzędzi reklamowych ani pikseli marketingowych (np. Meta Pixel, Google Ads). Jeśli je wdrożymy, będą uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki marketingowe i zaktualizujemy tę politykę.
Bezpieczeństwo i działanie strony
Przy każdym wejściu na stronę serwer automatycznie zapisuje podstawowe informacje techniczne, takie jak adres IP, data i godzina, adres podstrony oraz rodzaj przeglądarki. Robimy to, aby zapewnić stabilne i bezpieczne działanie strony oraz chronić ją przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane te są przechowywane przez ograniczony czas wynikający z konfiguracji serwera.
Profile w mediach społecznościowych
Prowadzimy profile Pałacu Uniejów na Facebooku i Instagramie. Jeśli obserwują nas Państwo, komentują lub piszą do nas wiadomości, przetwarzamy dane widoczne na profilu i w korespondencji, aby prowadzić profil, odpowiadać na wiadomości i informować o naszej ofercie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W zakresie statystyk profilu jesteśmy współadministratorem danych razem z Meta Platforms Ireland Ltd. Zasady przetwarzania danych przez Meta opisuje polityka prywatności tego serwisu.
4. Odbiorcy danych
Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom, które pomagają nam prowadzić hotel i stronę, i tylko w niezbędnym zakresie. Są to przede wszystkim:
- Profitroom S.A. z siedzibą w Poznaniu – dostawca systemu rezerwacji, sprzedaży voucherów i narzędzi związanych z procesem rezerwacji,
- operatorzy płatności obsługujący płatności online w systemie rezerwacyjnym,
- cyber_Folks S.A. – dostawca serwerów, na których działa strona, oraz poczty elektronicznej,
- SMART WEB GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Aleksandrowie Łódzkim – podmiot zapewniający obsługę techniczną strony,
- Google Ireland Ltd – dostawca Google Analytics, Google Tag Manager, map Google osadzonych na stronie Kontakt oraz czcionek Google Fonts,
- dostawcy usług księgowych, prawnych i informatycznych, z których korzystamy,
- organy publiczne, gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
Strona korzysta też z zasobów ładowanych z zewnętrznych serwerów (mapa Google na stronie Kontakt, czcionki Google Fonts, skrypty Profitroom oraz biblioteka animacji z serwisu unpkg.com). Podczas ich pobierania przeglądarka przekazuje dostawcy adres IP, co jest niezbędne do wyświetlenia tych elementów.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część dostawców (Google, Meta) należy do grup, które mogą przetwarzać dane także w Stanach Zjednoczonych. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z nami.
6. Państwa prawa
W związku z przetwarzaniem danych mają Państwo prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy lub zgody,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
- wycofania zgody w dowolnym momencie (np. przez ikonę ustawień plików cookies w lewym dolnym rogu strony),
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Aby skorzystać z praw, wystarczy napisać na adres podany w punkcie 1. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.
7. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych kontaktowych nie możemy jednak odpowiedzieć na wiadomość, a bez danych wymaganych w systemie rezerwacyjnym nie możemy przyjąć rezerwacji ani sprzedać vouchera.
8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.
9. Pliki cookies
Strona korzysta z plików cookies. Szczegóły, w tym lista plików i sposób zmiany ustawień, opisujemy w Polityce plików cookies.
10. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, nasze usługi lub narzędzia używane na stronie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, z datą, od której obowiązuje.